Zásady zpracování osobních údajů ve společnosti OSTROJ a.s. pro oznamovatele protiprávního jednání 

OSTROJ a.s. považuje ochranu osobních údajů za důležitou a věnuje jí patřičnou pozornost. Při zpracovávání osobních údajů postupujeme v souladu s právními předpisy, zejména Obecným nařízením o ochraně osobních údajů č. (EU) 2016/679 („GDPR“), zák. č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a dalšími obecně závaznými právními předpisy ČR.     

Tímto dokumentem poskytujeme informace o zpracování osobních údajů a o právech souvisejících se zpracováváním, ke kterému dochází v rámci fungování našeho Vnitřního oznamovacího systému dle zák. č. 131/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen jako „Zákon“), a to zejména následujících subjektů údajů: 

• oznamovatelů protiprávního jednání – zaměstnanec, zaměstnanec Agentury práce, fyzická osoba konající práci na základě dohody o práci konané mimo pracovní poměr (dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti), fyzická osoba konající u naši společnosti dobrovolnickou činnost (výpomoc vykonávaná dobrovolníky, dobrovolnická služba, různé zájmové činnosti), fyzická osoba konající u naší společnosti odbornou praxi nebo stáž, uchazeč o zaměstnání/dobrovolnickou činnost/odbornou praxi nebo stáž, a to bez ohledu na to, zda osoba příslušnou práci pro společnost vykonávala nebo vykonává, případně se o ní ucházela (úspěšně či neúspěšně), 
• fyzických osob, které jsou uvedeny v oznámení o protiprávním jednání – zejména jde o osoby, proti kterým oznámení směřuje a označení svědci, 
• dalších fyzických osob dotčených podaným oznámení o protiprávním jednání – zejména zaměstnanci, jejichž údaje jsou zpracovávány v rámci šetření podaného oznámení o protiprávním jednání, dotčené osoby, které jsou chráněny proti odvetným opatřením dle § 4 odst. 2 Zákona (např. osoba blízká oznamovateli protiprávního jednání, osoba, která poskytla oznamovateli pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem oznámení, osoba, která je zaměstnancem nebo kolegou oznamovatele).  

Jsme správci vašich osobních údajů a naše základní kontaktní údaje jsou:

OSTROJ a.s., IČO 451 93 681, se sídlem Těšínská 1586/66, Předměstí, 746 01 Opava
společnost je vedena v obchodním rejstříku Krajského soudu v Ostravě, oddíl B, vložka 349
e-mail: gdpr@ostroj.cz, tel. č.: + 420 553 872 111, www.ostroj.cz

Z jakého právního důvodu a za jakým účelem budeme vaše osobní údaje zpracovávat:

• Z důvodu plnění právních povinností dle Zákona za účelem přijímání, zpracování, šetření, evidence a archivace oznámení o protiprávním jednání v rámci Vnitřního oznamovacího systému, 
• Z důvodu našeho oprávněného zájmu, zejména za účelem výkonu a obhajoby našich právních nároků v souvislosti s oznámením o protiprávním jednání, zjištěným protiprávním jednání, obranou při nařčení z uplatnění odvetného opatření apod., ale vždy jen tehdy, pokud nebudou mít přednost Vaše zájmy a práva, 

a to bez nutnosti vašeho souhlasu. 

Jaké vaše osobní údaje budeme zpracovávat: 

Budeme zpracovávat zejména dále uvedené osobní údaje, a to vždy jen v nezbytně nutném rozsahu: 

1. identifikační údaje, kterými se rozumí zejména jméno a příjmení, datum narození, jiné údaje, které nám poskytnete, nebo z nichž lze dovodit Vaši totožnost, např. osobní číslo, 
2. kontaktní údaje, jimiž se rozumí zejména doručovací adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo či jiné kontaktní údaje, které nám poskytnete, 
3. další údaje nad rámec údajů ad a)-c), které budou relevantní ve vztahu k podanému oznámení o protiprávním jednání a jeho šetření, např. pracovní zařazení, datum přijetí oznámení o protiprávním jednání. 

Osobní údaje, které jsou pro vyřízení podaného oznámení o protiprávním jednání zjevně nepodstatné, nebudeme shromažďovat, a budou-li získány náhodou, budou bez zbytečného odkladu vymazány.

Jaké bude zabezpečení vašich osobních údajů 

S Vašimi osobními údaji nakládáme s náležitou péčí a v souladu s GDPR a dalšími obecně závaznými právními předpisy a dále v kontextu zvláštní zákonných povinností ochrany obsahu podaných oznámení o protiprávním jednání dle Zákona. 

K údajům bude mít přístup jen správní radou naší společnosti určená tzv. Příslušná osoba, jejíž kontaktní údaje jsou uvedeny na našich internetových stránkách, www.ostroj.cz. Příslušná osoba je řádně poučena o právech a povinnostech, zejména o povinnosti mlčenlivosti ve vztahu k osobním údajům a o způsobu jejich zpracování a zabezpečení. Příslušné osobě zajišťujeme odpovídající materiální podmínky pro výkon její činnosti, včetně nástrojů pro účinné zabezpečení osobních údajů tak, aby osobní údaje byly chráněny v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. 

Máte právo na: 

1. přístup k Vašim osobním údajům, které zpracováváme – jednoduše řečeno, máte právo vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme a proč;
2. opravu Vašich osobních údajů, pokud nejsou úplné nebo přesné;
3. výmaz vašich osobních údajů, popřípadě omezení jejich zpracování, pokud však nemáme právní důvod pro jejich zpracování; 
4. vznesení námitky proti zpracování, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu;
5. přenesení osobních údajů, které jste nám sdělil, k jinému správci; 
6. odvolání souhlasu, pokud budeme zpracovávat osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, a to bez jakýchkoliv vícenákladů a následků. Odvoláním souhlasu však nebude dotčena zákonnost zpracování osobních údajů založená na tomto souhlasu před jeho odvoláním.

Upozorňujeme Vás, že uplatněním Vašich práv nemůže dojít k ohrožení utajení údajů týkajících se totožnosti oznamovatele protiprávního jednání a obsahu jeho oznámení – v takovém případě nemůžeme Vašim právům vyhovět.  

Předávání osobních údajů třetím stranám 

Přístup k osobním údajům bude mít jen Příslušná osoba a nebudou poskytovány třetím stranám, pokud k tomu nedáte písemný souhlas. Výjimku představuje situace, kdy povinnost bude plynout z právních předpisů zejména ve vztahu k orgánům veřejné moci. Týká-li se povinnost poskytnutí totožnosti oznamovatele protiprávního jednání a chráněných dotčených osob dle § 4 odst. 2 Zákona bude Vás o tom Příslušná osoba předem informovat společně s důvody, pro které je povinna informaci o totožnosti poskytnout, a umožní Vám se k poskytnutí informace vyjádřit.

Nemáme v úmyslu předávat osobní údaje do třetích zemí nebo mezinárodním organizacím mimo EU. 

Neprovozujeme automatizované rozhodování  

Vaše osobní údaje nebudou použity k rozhodování čistě na bázi automatizovaného zpracování ani profilování.

Jak dlouho osobní údaje uchováváme 

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou pro naplnění účelu, pro který je zpracováváme, tj. v souladu se zákonnou lhůtou v délce 5 (pěti) let ode dne přijetí oznámení o protiprávním jednání. V některých případech se může jednat i o dobu delší, je-li to nezbytné pro následné kroky, ukáže-li se oznámení o protiprávním jednání opodstatněné nebo pro ochranu našich nebo Vašich oprávněných zájmů, zejména pro výkon nebo obhajobu právních nároků. 

Související vnitřní předpisy 

Více informací můžete zjistit také z našich vnitřních předpisů. Ochraně osobních údajů v naší společnosti se věnuje základní dokument Z 004 – Pracovní řád a směrnice V 114 – Ochrana osobních údajů. Vnitřnímu oznamovacímu systému se věnuje směrnice V 125 – Vnitřní oznamovací systém a ochrana oznamovatelů.

Můžete se na nás kdykoliv obrátit 

V případě obecného požadavku ohledně zpracování osobních údajů využije e-mailovou adresu: gdpr@ostroj.cz, nebo jiný, shora uvedený kontaktní údaj naší společnosti. V případě konkrétního požadavku, při jehož vyřizování by mohlo dojít k ohrožení utajení údajů týkajících se totožnosti oznamovatele protiprávního jednání a obsahu jeho oznámení, se obraťte přímo na Příslušnou osobu, jejíž údaje jsou zveřejněny na našich internetových stránkách www.ostroj.cz, případně využijte náš Vnitřní oznamovací systém. 

Vaší žádostí se budeme ihned zabývat, můžete však být požádáni o doplňující informace. Žádost může být za určitých podmínek zpoplatněna, především v případě, že je zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. 

Máte právo podat stížnost k dozorovému úřadu

Kontakt na dozorový úřad: Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.