Zásady zpracování osobních údajů ve společnosti OSTROJ a.s. – pro externí osoby

OSTROJ a.s. považuje ochranu osobních údajů za důležitou a věnuje jí patřičnou pozornost. Při zpracovávání osobních údajů postupujeme v souladu s právními předpisy, zejména Obecným nařízením o ochraně osobních údajů č. (EU) 2016/679 („GDPR“), zák. č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a dalšími související legislativou. 

Tímto dokumentem poskytujeme informace o zpracování osobních údajů externích osob a o právech souvisejících s tímto zpracováváním, a to zejména následujících subjektů údajů: 

• obchodní partneři, a to i potenciální,
• osoby vykonávajících pro naši společnost různé podpůrné služby,
• smluvní partneři na základě platně uzavřeného právního dokumentu,  
• žadatelé o sponzoring nebo o poskytnutí daru,
• zaměstnanci a spolupracující osoby shora uvedených osob,  
• návštěvníci našeho areálu,
• osoby, které vyplní kontaktní formulář na našich internetových stránkách,
• a další 3. osoby, jejichž osobní údaje budeme oprávněně zpracovávat.

Jsme správci vašich osobních údajů a naše základní kontaktní údaje jsou:

OSTROJ a.s., IČO 451 93 681, se sídlem Těšínská 1586/66, Předměstí, 746 01 Opava
společnost je vedena v obchodním rejstříku Krajského soudu v Ostravě, oddíl B, vložka 349
e-mail: gdpr@ostroj.cz, tel. č.: + 420 553 872 111, www.ostroj.cz

Z jakého právního důvodu a za jakým účelem budeme vaše osobní údaje zpracovávat: 

• Z důvodu opatření nezbytných pro uzavření smlouvy a následně pro splnění uzavřené smlouvy, zejména za účelem jednání o uzavření smlouvy, vzájemných jednání a komunikace, včetně elektronické, poskytování informací a odpovědí, včetně reakcí na vyplněný kontaktní formulář na našich internetových stránkách, za účelem vyjádření společného záměru nebo předběžné dohody před uzavřením smlouvy, a za účelem plnění podmínek uzavřené smlouvy (dodání a převzetí zboží a služeb, plnění záručních a servisních podmínek, poskytnutí sponzorského daru atd.),
• Z důvodu plnění právních povinností, které nám ukládají obecně závazné právní předpisy, zejména zákon o obchodních korporacích a občanský zákoník, zákon o účetnictví, o dani z přidané hodnoty, o daních z příjmů, správní předpisy aj., za účelem plnění zákonných povinností, komunikace a poskytování informací orgánům veřejné moci, vystavování účetních a daňových dokladů, vedení účetnictví, placení daní apod., 
• Z důvodu našeho oprávněného zájmu, zejména za účelem ochrany majetku a zdraví osob, včetně řešení pojistných událostí, za účelem prevence vzniku škod, mimořádných událostí a protiprávních jednání a za účelem výkonu a obhajoby našich právních nároků, zejména vymáhání pohledávek a obrana proti nárokům 3. osob, ale vždy jen tehdy, pokud nebudou mít přednost vaše zájmy a práva, 

a to bez nutnosti vašeho souhlasu.

S vaším souhlasem:

Může nastat situace, že budeme pro některý účel zpracování osobních údajů vyžadovat váš výslovný souhlas. V takovém případě bude předání vašich osobních údajů zcela dobrovolné a souhlas bude možné kdykoliv odvolat. Při udělení souhlasu vám poskytneme podrobné informace o tomto zpracování, jeho účelu a o vašich právech.  

Jaké vaše osobní údaje budeme zpracovávat:

Budeme zpracovávat zejména dále uvedené osobní údaje, a to vždy jen v nezbytně nutném rozsahu. Pokud budeme společně uzavírat jakýkoliv právní dokument, bude poskytnutí osobních údajů nezbytné pro jeho uzavření.

1. identifikační údaje,  kterými se rozumí zejména jméno a příjmení, název/obchodní firma, titul, datum narození, IČO, druh a číslo dokladu totožnosti, fyzická podoba zachycena v rámci kamerového systému, 
2. kontaktní údaje, jimiž se rozumí zejména adresa trvalého pobytu, adresa sídla či místa podnikání, doručovací adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo či jiné kontaktní údaje, které nám sdělíte, 
3. platební a fakturační údaje, jimiž se rozumí zejména číslo bankovního účtu a fakturační adresa, DIČ, 
4. další údaje nad rámec údajů ad a)-c), jako je zboží či činnost, kterou si u nás objednáváte nebo my u vás, údaje ze vzájemné komunikace, údaje uvedené ve smluvním dokumentu, údaje získané v rámci návštěvy a pohybu v našem areálu, registrační značka vozidla aj. 

Pro úplnost uvádíme, že osobní údaje získáváme jednak přímo od vás a/nebo z veřejně dostupných zdrojů (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, z vašich webových stránek apod.). Pokud nám poskytnete více osobních údajů, než je potřeba, nebudeme je zpracovávat.

Provozujeme kamerový systém

V rámci našich nemovitostí (areálu) provozujeme na základě oprávněného zájmu kamerový systém za účelem ochrany majetku, života a zdraví osob, bezpečnosti a prevence vzniku škod, mimořádných událostí a protiprávního jednání a jejich řešení, včetně řešení pojistných událostí.
Při provozování kamerového systému dochází ke zpracování osobních údajů osob, spočívajících v zachycení jejich fyzické podoby na kamerovém záznamu, případně registrační značky vozidla a v nezbytném rozsahu údaje o pohybu v monitorovaném prostoru. 
Z důvodu ochrany majetku a celkové bezpečnosti nejsou detailní informace o přesném umístění kamer veřejně dostupné. Monitorované prostory jsou označeny informační tabulkou. 
Záznamy jsou ukládány na zabezpečených úložištích maximálně po dobu 7 dnů a následně přepisovány ve smyčkách, pokud pro ochranu našich oprávněných zájmů není potřeba delší doba (pro účely šetření Policie ČR, objasnění události apod.). 
Přístup k údajům je omezen na úzký okruh oprávněných zaměstnanců a externí společnost zajišťující zabezpečení areálu. Příjemcem údajů mohou dále být v případě incidentu orgány veřejné moci, pojišťovny a jejich zprostředkovatelé.

Jaké bude zabezpečení vašich osobních údajů

S vašimi osobními údaji nakládáme s náležitou péčí a v souladu s GDPR a dalšími obecně závaznými právními předpisy. Důsledně dodržujeme bezpečnostní opatření a osobní údaje chráníme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. K osobním údajům budou mít přístup pouze zaměstnanci, kteří jsou poučeni a proškoleni ohledně povinností při zpracování osobních údajů. Osobní údaje v elektronické podobě budou zpracovávány v zabezpečeném informačním systému a zabezpečených aplikacích. Klademe velký důraz na kybernetickou bezpečnost.

Máte právo na:

1. přístup k vašim osobním údajům, které zpracováváme – jednoduše řečeno, máte právo vědět, jaké údaje o vás zpracováváme a proč;
2. opravu vašich osobních údajů, pokud nejsou úplné nebo přesné;
3. výmaz vašich osobních údajů, popřípadě omezení jejich zpracování, pokud však nemáme právní důvod pro jejich zpracování;
4. vznesení námitky proti zpracování, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu;
5. přenesení osobních údajů, které jste nám sdělil, k jinému správci;
6. odvolání souhlasu, pokud budeme zpracovávat osobní údaje na základě vašeho souhlasu, a to bez jakýchkoliv vícenákladů a následků. Odvoláním souhlasu však nebude dotčena zákonnost zpracování osobních údajů založená na tomto souhlasu před jeho odvoláním.

Předávání osobních údajů třetím stranám

Standardně osobní údaje neposkytujeme třetím stranám. Výjimku představují situace, kdy tato povinnost pro nás plyne z právních předpisů (zejména ve vztahu k orgánům státní moci) nebo ve vztahu k externím společnostem, které pro nás zajišťují podpůrné služby (např. zabezpečení areálu, makléřské služby a pojištění), jímž však poskytujeme osobní údaje pouze v minimálně nutném rozsahu a smluvně se nám zavazují k odpovídající ochraně a zabezpečení osobních údajů. 

Nemáme v úmyslu předávat osobní údaje do třetích zemí nebo mezinárodním organizacím mimo EU. Pokud tak přece jen budeme nuceni učinit, dodržíme předpoklady pro předání stanovené v GDPR a současně vás o tom budeme informovat, případně si k tomu vyžádáme váš výslovný souhlas.  

Neprovozujeme automatizované rozhodování

Vaše osobní údaje nebudou použity k rozhodování čistě na bázi automatizovaného zpracování ani profilování.

Jak dlouho osobní údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou pro naplnění účelu, pro který je zpracováváme, a dále jen po dobu nezbytně nutnou na ochranu našich oprávněných zájmů, zejména pro výkon nebo obhajobu našich právních nároků. Běžně tato doba nepřekročí 3 roky od posledního kontaktu s vámi. V některých případech se může jednat i o dobu delší, v návaznosti na archivační doby stanovené obecně závaznými právními předpisy, např. zákonem o archivnictví, o účetnictví aj.

Můžete se na nás kdykoliv obrátit

Kdykoliv nás kontaktujte na e-mailové adrese: gdpr@ostroj.cz, nebo využijte ostatní, shora uvedené kontaktní údaje. Vaší žádostí se budeme ihned zabývat, můžete však být požádáni o doplňující informace. Žádost může být za určitých podmínek zpoplatněna, především v případě, že je zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. 

Máte právo podat stížnost k dozorovanému úřadu

Kontakt na dozorový úřad: Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz